Foco

Quando pedimos a Fidji Simo o que gostaria compartilhar com nossos leitores, ela entrevistou sua equipe no Facebook para ver o que eles iriam destacar como sua principal competência. Qual atributo ou hábito provocou sua rápida ascensão na empresa? Houve um consenso rápido e entusiasmado: Simo tem uma habilidade rara em fazer malabarismos com importantes projetos e prioridades sem perder o foco.

Como vice-presidente de produtos no Facebook, essa ênfase no trabalho intencional ajudou sua equipe de mais de 400 gerentes de produtos e engenheiros a desenvolver inúmeros produtos inovadores para o News Feed em vídeos, notícias e publicidade, incluindo o Facebook Live . Sua aparência de foco mostra esses produtos. Mas tornou-se ainda mais evidente para ela dois anos atrás, quando ela precisava administrar sua equipe de forma remota durante cinco meses de repouso durante a gravidez. Seu sucesso continuado dependia de prioridades rigorosas e execução.

“Precisava de um foco imenso”, diz Simo. Trabalhar remotamente significava que ela era forçada a dizer “não” a qualquer coisa que não fosse crítica, o que criou tempo e espaço – fisicamente e mentalmente – para colocar 100% de seu esforço para os projetos mais urgentes e importantes. Ao cortar qualquer coisa não essencial, ela conseguiu se concentrar nas prioridades mais estratégicas, não só para a equipe do produto, mas para si mesma.

“Eu realmente me senti muito mais produtiva do que quando eu estava no escritório”, ela diz sobre o tempo que trabalha remotamente. Quando ela voltou, ela trouxe esse compromisso para o trabalho focado com ela – ansiosa para compartilhá-lo com sua equipe.

“Temos o luxo de trabalhar em uma indústria onde há infinitas oportunidades”, diz ela. É extremamente tentador fazer tudo. Mas “fazer tudo” é tão impossível quanto não é prático, especialmente quando você está construindo produtos. Não são apenas pessoas que podem perder o foco – os produtos também podem.

“É tão fácil, não importa o quão experiente e talentoso que você é, acabar criando produtos Frankenstein” porque você está tentando alcançar todos os objetivos ao mesmo tempo, sem uma sensação clara do que é mais importante”, diz ela.

Simo enfatiza que focar não é simplesmente evitar a tentação de multitarefa até que um projeto prioritário seja concluído. Em vez disso, significa realmente entender o que você quer realizar e centrar suas atividades inteiramente em torno disso. Nesta entrevista, ela compartilha as táticas, práticas, hábitos e mentalidade que tornaram o foco não apenas integral para seu trabalho, mas para toda a equipe e o que eles produzem para bilhões de pessoas no Facebook.

Foco na intenção do seu trabalho

O foco é fazer as coisas com uma clara intenção e garantir que todas as suas decisões correspondam à sua intenção.

Perguntas a serem feitas para encontrar o foco em um projeto:

• Qual é o problema principal que este produto está resolvendo?
• Quem são as pessoas para as quais estamos resolvendo esse problema?
• Qual é a emoção / sentimento que queremos que nosso produto crie ou evoca?
• Esta implementação específica está alinhada com o problema que estamos resolvendo?
• Este é o produto / característica mais provável para resolver com sucesso esse problema?

Simo faz essas perguntas durante as avaliações semanais dos produtos, quando as equipes chegam para apresentar seus planos. É particularmente importante pedir-lhes e obter respostas abrangentes no início de um projeto – mas continuar a perguntar ao longo é uma tática ignorada que garante que o trabalho não se desenrola sem querer.

Eu gasto muito tempo garantindo que exista uma verdadeira clareza de intenção antes de me aprofundar em especificidades e implementação do produto.

Para manter o foco coletivo e maximizar as probabilidades de desenvolvimento de produto bem-sucedido, sua equipe de produtos do Facebook agora está organizada e mobilizada pela intenção de seu trabalho, em vez do nome ou rótulo inicial em um projeto específico (que pode ser mais difícil e mais difícil de agitar do que você pensa) ou mesmo a visão proposta do produto.

“Eu tinha uma equipe focada no problema de ajudar as celebridades a se envolverem com seu público”, explica Simo. “Uma das principais coisas em que a equipe estava trabalhando foi um produto de Q & A que ajudou as celebridades a responder aos fãs através de texto em comentários. Mas, ao conversar com celebridades reais, a equipe percebeu que a maioria deles era mais divertida e eficiente para responder com o vídeo. Isso se tornou o ímpeto do Live. “

Se eles não se concentrassem no problema (em vez do produto que eles tinham em mente), eles poderiam ter continuado focando em ferramentas para facilitar a resposta. Em vez disso, eles foram capazes de perseguir a maior oportunidade de definir uma forma completamente nova de noivado entre as celebridades e o público.

Com um resultado pretendido como a North Star, as equipes de produtos não estão mais vinculadas por noções preconcebidas dos possíveis “produtos” ou “recursos” que podem construir, liberando-os para iterar e inovar até encontrar a melhor solução possível, mesmo que seja um que nunca procuraram construir quando começaram pela primeira vez.

“Se a equipe fosse definida por seu produto, chamando-se de ‘equipe de perguntas e respostas’, provavelmente eles teriam sido muito menos abertos para mudar para a solução muito melhor: vídeo ao vivo”, diz Simo.

Ter foco não é andar em uma linha reta

Uma intenção clara é necessária para o trabalho focado, mas Simo diz que essas intenções não devem ser impermeáveis ​​à mudança. Você precisa construir a flexibilidade para mudar o curso desde o início. O foco não significa que você carregue uma mente única em direção a um objetivo. Isso significa que você paga uma atenção incrível e incremental sobre como você precisa girar o leme em um projeto.

“Eu venho de uma família de pescadores”, diz Simo. “É muito mais fácil ir na direção que deseja, se você fizer mil pequenas mudanças ao longo do caminho, em vez de deixar o barco entrar em uma direção completamente diferente e precisar de uma grande manobra para voltar ao bom caminho”.

Mas antes que você possa fazer essas pequenas mudanças, você deve primeiro reconhecer a necessidade de mudanças. Isso exige uma reflexão regular, um senso de autoconsciência e a disposição de se girar quando novas informações se estendem.

“Quando sua situação muda, seu foco também deve mudar”, diz Simo.”Mas quando você está realmente ocupado – o que todos nós somos – você nem sempre toma o tempo para questionar se sua intenção ainda é a certa, e você nem sempre questiona se as decisões que você está fazendo ainda estão em acordo com o que você pretende fazer “.

Simo diz que você deve fazer perguntas rotineiras duas perguntas-chave:

• Estas intenções ainda são as corretas?
• Minhas decisões recentes estão de acordo com essas intenções?

Ela leva essas sessões de reflexão a sério, marcando o tempo concreto para avaliar suas intenções e ações semanalmente. Como parte disso, ela executa todas as decisões importantes que fez na última semana e todas as reuniões incidentais que teve e avalia se elas eram consistentes com o que queria realizar.

Não são reuniões metafóricas, e não são negociáveis. Simo bloqueia entre 30 e 60 minutos em seu calendário todas as segundas-feiras de manhã para garantir que suas ações estejam alinhadas e apoiem suas intenções.

Essas reuniões semanais de clareza têm uma agenda definida:

• Liste as principais prioridades da equipe ou da organização.
• Verifique se as suas prioridades pessoais para a semana ainda se alinham com essas prioridades.
• Verifique se há novas informações ou dados que exigem uma mudança nas prioridades.
• Verifique as prioridades em relação à sua alocação de tempo, reuniões e compromissos naquela semana.
• Faça os ajustes no seu calendário para melhor refletir suas prioridades.
• Observe os ajustes de prioridade que impactam ou precisam ser comunicados ao seu time.

O foco é realmente sobre o alinhamento com seu propósito – seja seu propósito em um projeto específico ou seu propósito mais elevado na vida. Quando as ações refletem as intenções, você está em alinhamento com sua missão pessoal. Só então você pode realmente brilhar.

“Eu também olho para as grandes reuniões que eu tenho durante a semana e para cada uma dessas reuniões, estabeleci uma agenda clara do que eu estou tentando alcançar na reunião, pessoalmente e para o grupo”, diz Simo. “Desse jeito, quando eu vou de reunião a reunião durante a semana, é menos irritante porque já sei quais são meus objetivos”.

Tendo essa clareza nas próximas reuniões – literalmente, uma lista de verificação do que ela quer sair – e uma compreensão de suas prioridades pessoais garante que as ações e prioridades de sua equipe permaneçam alinhadas.

“A minha reunião on-line de segunda-feira informa as coisas sobre as quais vou falar com a minha equipe”, diz Simo. “No final do dia, são eles que ajudam a dimensionar essa intenção em toda a organização”.

Quando você é um gerente, fundador ou líder, a comunicação constante de suas prioridades com sua equipe é fundamental, diz Simo.Uma mudança em suas prioridades geralmente significa que a equipe também precisará se ajustar para continuar avançando na direção certa.

Ser intencional é a máxima integridade na liderança. Está indicando claramente seus valores e intenções, depois colocando seu dinheiro onde está sua boca.

Este foi definitivamente o caso quando o Facebook Live começou a ganhar força. Todos os dados que Simo e sua equipe estavam reunindo apontaram para viver como um produto crítico – a forma mais social de vídeo que eles poderiam colocar no mundo. A equipe sabia que o Live era uma prioridade, mas eles não estavam necessariamente agindo assim.

“Se o Live é a nossa intenção número um, então nossas ações precisam combinar essa intenção”, lembra Simo. “Se nós mantemos pessoal com apenas 10 engenheiros e continuamos a fazer muitas outras coisas ao lado, então não estamos agindo de acordo com nossa intenção”.

Para alinhar suas decisões com o objetivo de tornar a Live uma ferramenta transformadora para criadores, Simo e sua equipe de liderança decidiram pausar todos os outros projetos e mudar suas atribuições de pessoal para ter mais de 100 engenheiros dedicados exclusivamente ao desenvolvimento do Facebook Live.

“Esta foi uma mudança enorme e drástica”, reconhece Simo. “Mas se você está preso na noção de que algumas mudanças são impossíveis – como trocar 90 engenheiros ao longo de uma semana – então você vai perder as oportunidades”.

Se você está executando uma pequena inicialização ou dirigindo uma divisão maciça, onde você coloca pessoas (incluindo você) sempre será uma das maiores expressões e realizações de seu foco. Você sempre deseja verificar e validar que a equipe está de acordo com o que deseja realizar . Muitas vezes, essas duas coisas se desviam sem que ninguém perceba.

Semanalmente, faça essas perguntas para ver se o pessoal (e a alocação de recursos geralmente) corresponde às suas Prioridades:

• Eu tenho pessoas suficientes neste projeto?
• Eu tenho as pessoas certas neste projeto?
• Que compensações precisam ser feitas para responder as duas perguntas anteriores com “Sim”?

Mover pessoas-chave, ou mesmo grandes equipes, para um projeto crítico é tudo sobre a importância e a intenção de transmitir claramente.” A diferença entre a mudança (o que pode ser bom) e o thrash (o que sempre é ruim), é que, com o ex-mundo, entende a intenção por trás da mudança de direção”, diz Simo.

Com o Facebook Live, ela reuniu as 100 pessoas em uma sala e mostrou-lhes os dados, pintando uma imagem de quão grande era a oportunidade de levar o produto às mãos das pessoas, especialmente as de criadores e empresas de mídia. Ela também percorreu todos os outros projetos existentes no dossiê da equipe para mostrar por que e como eles poderiam ser empurrados para aproveitar a maior oportunidade.

 “A única maneira de ter esse tipo de flexibilidade é construir uma cultura que faça a mudança totalmente esperada e aceitável – é o que tornará estas instâncias menos dolorosas “, diz Simo. “Você cria essa cultura, colocando as pessoas responsáveis ​​por um problema, e não por um produto; reforçando uma e outra vez que você está trabalhando em um mercado onde as hipóteses mudam e está tudo bem; liberando produtos com antecedência para receber feedback inicial e ajustar adequadamente. Se você faz tudo isso, você cria uma organização que pode absorver a mudança – e isso é vital”.

Criando condições ideais para o foco

“Meu calendário é a minha ferramenta mais poderosa para fazer cumprir minha priorização”, diz Simo. “É importante ser pró-ativo com a forma como deseja passar seu tempo em vez de permitir que outras pessoas ditem como você vai gastá-lo”.

De três em três meses, o administrador da Simo controla seu calendário, mostrando a porcentagem de tempo que gastou em cada projeto, a porcentagem de tempo gasto com líderes individuais em grandes reuniões e a porcentagem de tempo que passou pelo recrutamento versus gerenciamento versus produtos de construção . Juntos, eles ajustam essas porcentagens para estabelecer metas para o próximo trimestre. Durante esse processo, ela está olhando para ver se a quebra no tempo apoiou suas intenções. Caso contrário, a marca de três meses dá a ela uma chance de reiniciar e reequilibrar.

Esta auditoria também serve como um controle sobre ritmos em toda a equipe. Ela identifica reuniões recorrentes que ultrapassaram sua utilidade – ou seja, elas não servem mais a intenção para a qual elas foram criadas. “Eu pergunto a mim mesmo e aos participantes se cada reunião ainda é a melhor forma de atingir os objetivos que levaram à sua criação, e muitas vezes acabamos cancelando pelo menos um”.

Aqui está um exemplo de como essa atenção meticulosa ao calendário funciona na prática: há alguns meses atrás, a grande prioridade de Simo era estabelecer claramente a direção do produto para a Watch , o novo destino de vídeo do Facebook. Mas duas semanas após o projeto, ela percebeu durante sua reflexão semanal de segunda-feira que ela fez poucos progressos. Revisando seu calendário, ficou claro que ela não estava fazendo sua prioridade. Ela quase não tinha uma hora para cada semana, e nenhuma reunião agendada com a equipe mais ampla para obter sua contribuição.

“Todas as outras coisas no meu calendário eram menos importantes, mas estavam levando mais tempo por motivos legados”, diz ela. “Houve reuniões recorrentes que não exigiram mais minha participação, reuniões para tomar decisões sobre temas menos importantes, etc.”

A execução deste check-in básico permitiu que ela mudasse sua agenda para a próxima semana para alocar mais tempo para elaborar a direção para o relógio. Um check-in como este incorporado a cada semana como um exercício de rotina pode transformar alguém que é reativo em alguém que pode proativamente aceitar os itens mais importantes em sua lista.

Em vez de pensar nisso como uma qualidade ou habilidade que você traz sobre algo, considere o foco para ser a força que você exerce para se manter em linha com suas intenções.

Muitas vezes, “questões urgentes” aparecem durante toda a semana e se esgueiram para o seu calendário, preenchendo-o e divulgando os projetos, problemas e oportunidades que você pretende concentrar. É assim que você fica sobrecarregado e acabou queimando – mas geralmente não é necessário.

“O material verdadeiramente urgente – o material que não pode ser adiado e precisa tirar o foco da sua prioridade estratégica – é muito raro”, diz Simo.

Ter um tema específico para cada semana torna mais fácil ver o que é realmente importante , e pode ajudá-lo a identificar quais as reuniões propostas que não se alinham com suas prioridades o suficiente para fazer isso no calendário dessa semana, diz ela. Por tema, ela está se referindo a uma onda particular de produtividade – por exemplo, analisando dados para tomar uma decisão específica, definindo a narrativa para um produto, explorando os projetos para uma área específica, criando um conjunto de recursos específico, testando a funcionalidade .

Enquanto você não pode simplesmente deixar de responder aos convites de reunião ou responder e-mails, você pode gerenciar seu calendário de forma mais proativa e defensiva.

“Se você configurar uma alternativa viável para um pedido de reunião que não se alinha com seus objetivos, geralmente acaba sendo bom”, diz Simo. Quando uma reunião solicitada desperdiçaria desnecessariamente a atenção para o seu principal objetivo durante a semana, ela sugere uma reportagem clara do foco para o dia ou a semana e, em seguida, propõe uma solução alternativa que mantém seu foco intacto.

• O que dizer quando algo pode esperar: “Estou concentrado 100% em X esta semana, então, se não for uma questão urgente, vamos reavaliar na próxima semana”.
• O que dizer quando você precisa de um pouco de tempo:”Estou totalmente concentrado em X agora, então não posso me encontrar nessa semana. Mas se você me enviar um e-mail, eu responderei com você com uma resposta de Y. “
• O que dizer quando alguém pode lidar com isso: “Esta semana, eu preciso focar todo o tempo no X, mas se você precisar de uma resposta urgente, você pode contactar o líder da equipe, Z, que está focado nesse assunto. “

Simo enfatiza que a delegação não deve ser usada como uma forma de empurrar o trabalho, mas sim como uma maneira de direcionar questões, problemas e oportunidades com impulso direto para alguém que é ou pode se concentrar em abordá-los naquele momento.

“É realmente capacitar minhas pistas e dar-lhes mais responsabilidade”, diz ela. Ao ter uma compreensão clara de não só suas próprias prioridades , mas as de seus líderes de equipe e colegas, você também pode ajudar a apoiar os principais objetivos dos outros.

Por esta razão, as prioridades são sempre e rotineiramente discutidas em uma série de reuniões em cascata, começando com uma reunião da equipe de manhã de segunda-feira (agendada logo após a auto-reflexão de Simo). Durante esse tempo, ela sempre percorre as principais prioridades para toda a organização, suas próprias prioridades e os líderes do grupo que relatam a ela. Às vezes eles compartilham a mesma lista, mas muitas vezes eles dividem e conquistam e usam esse tempo para estabelecer uma propriedade clara.

Depois disso, ela dedica tempo a cada reunião individual (e seus relatórios fazem o mesmo) para entender as prioridades de outros membros da equipe e como eles estão lidando com eles. Depois de entender uma prioridade máxima, seu próximo passo é sempre perguntar: “O que precisa acontecer para o projeto X ir mais rápido?”

“Freqüentemente, a resposta é que eles precisam gastar mais tempo nisso – caso em que examinamos tudo o que é ou poderia distraí-los e trabalhar através de empurrar e privar esses itens”, diz Simo. ” Tudo isso pode parecer totalmente óbvio, mas eu vi tantas pessoas não ter a disciplina para executar esses exercícios, e eles acabam em um estado onde eles sabem quais são suas prioridades, mas eles não os impor com seus tempo, energia, etc. “

O foco priorizado é sobre a criação de pontos de verificação para si mesmo – reuniões idealmente semanais com você, sua organização e com seu gerente, para que você obtenha algum reforço e ajude a dobrar ações que o ajudarão a alcançar suas intenções.

Isso não funciona apenas na sua vida profissional. É também um hábito importante dominar para alcançar objetivos pessoais. No começo deste ano, Simo percebeu que estava perdendo a felicidade criativa que costumava encontrar ao pintar, mas ela não havia “encontrado tempo” por isso em anos.

“Novamente, minhas ações não estavam combinando minha intenção.Eu queria viver uma vida criativa, mas minha energia não foi gasto contribuindo para esse objetivo”, diz ela. “Então eu decidi fazer um projeto de arte por semana. Você pensaria que encontrar o tempo para manter isso era a parte mais difícil, mas não era. O que era difícil era perceber que ser criativo era um dos meus principais objetivos – era ser honesto comigo sobre minhas prioridades primeiro e, em seguida, reforçá-las no futuro “.

Planejando para Potenciais Distrações

Inevitavelmente, haverá algumas reuniões ou questões que não podem ser tratadas por outra pessoa ou atrasadas por semana – mas essas também não devem descarrilar seu foco, diz Simo.

“Por padrão, minhas reuniões de um a um são de 15 minutos”, diz ela.Ela entende por que as pessoas podem se conectar pessoalmente para se comunicar regularmente, mas muitas vezes é apenas um único ponto ou decisão que precisam transmitir, o que raramente exige uma reunião completa de 30 minutos ou 60 minutos. Muitas pessoas não fazem check-in para descobrir quanto tempo deve ser distribuído de forma realista para algo. Eles apenas padrão para 30 minutos para uma pequena conversa e 60 minutos para uma conversa maior. Isso contribui para calendários que parecem com queijo suíço.

Ao reservar reuniões mais curtas por padrão, Simo diz que ela é capaz de criar espaço para muitas interações com sua equipe sem preencher os calendários de todos com longas reuniões que inevitavelmente se expandem para o tempo reservado por nenhum motivo bom.

Simo também recomenda a reserva de blocos de tempo de buffer intencional em seu calendário, todos os dias ou a semana, para acomodar as surpresas de última hora. Isso significa que você não precisa evitar o tempo de suas prioridades estratégicas para lidar com esses problemas inesperados. Se nenhuma surpresa aparecer, você pode usar esse tempo reservado para continuar trabalhando em seu projeto primário para o dia ou a semana.

Por exemplo, bloqueie duas horas em uma sexta-feira e rotule-o “tempo de buffer”. Quando alguém pede seu tempo durante a semana, pergunte se eles podem fazê-lo somente entre essas horas.

“Estou mais concentrado quando eu definir minha própria agenda versus quando eu deixo outros definir minha agenda”, diz Simo. O gerenciamento cuidadoso do calendário garante que suas prioridades e intenções se refletem sempre em seu cronograma, criando as condições para o trabalho focado.

“Eu não quero fingir que eu dominei totalmente – afinal, a intenção é como um diamante áspero. Você deve polir e refiná-lo até que ele realmente brilhe “, diz ela. “Mas quando eu sou muito específico e engajado com o que me concentra, quando meu calendário coincide com isso, minhas decisões combinam com isso, e tudo está muito alinhado – é quando eu sou mais produtivo e eficiente”.

Concentrar-me nas minhas intenções é de onde o meu poder vem. Imagine o que você pode realizar quando cada onça de sua energia é aplicada de uma maneira que serve sua felicidade ou qualquer um de seus objetivos na vida. Você pode se tornar uma força da natureza.

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Artigo da First Round

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